Envoyer un devis à un client

Un client vous demande un devis par message, une production a besoin d'un document pour valider son budget ? Depuis votre espace loueur, vous préparez un devis avec votre matériel, vos packs et vos services. Votre client le reçoit par email avec le PDF, puis l'accepte et le paie en ligne, sans rien vous renvoyer. La location est alors créée et déjà acceptée de votre côté.

Où trouver les devis

• Dans votre espace loueur, menu « Devis », sous « Réservations ». Le bouton « Nouveau devis » ouvre l'éditeur.
• Depuis une conversation de la messagerie, ou depuis la fiche d'un client : le bouton « Créer un devis » ouvre l'éditeur avec ce client déjà choisi.

Le devis se prépare sur le site, aussi depuis un téléphone. L'application ne permet pas encore d'en créer.

Préparer le devis

L'éditeur tient sur une seule page, en quatre parties. Tout s'enregistre au fil de l'eau en brouillon : vous pouvez fermer la page et reprendre plus tard depuis l'onglet « Brouillons ».

1. Pour qui est ce devis ?

Choisissez un de vos clients ou une personne qui vous a écrit dans la messagerie. Si votre client n'est pas dans la liste, tapez son adresse email : le devis partira par email.

Le bloc « Ses coordonnées sur le devis » est facultatif. Ce que vous y indiquez (nom, société, SIRET, numéro de TVA, adresse) apparaît dans la partie « Adressé à » du PDF. C'est utile quand le devis doit être au nom d'une société ou d'une production.

2. Quelles dates ?

Choisissez le départ et le retour, avec leurs créneaux. Vos jours fermés et votre durée minimum de location ne s'appliquent pas à un devis. Le nombre de jours facturés se calcule comme au panier : les jours de départ et de retour ne sont pas facturés, et un week-end complet compte pour 1,5 jour.

3. Matériel et services

Une seule recherche vous permet d'ajouter du matériel, un pack ou un service. Vous ne voyez que votre propre parc :

• vos annonces et vos packs, y compris ceux qui sont hors ligne (ils portent le badge « HORS LIGNE ») ;
• vos services, comme la livraison, l'installation ou un technicien ;
• les options d'une annonce ne s'ajoutent pas seules, et une annonce archivée n'apparaît pas.

Les prix sont ceux de vos annonces, avec leurs remises week-end et longue durée. Ils ne se modifient pas ligne par ligne : pour proposer un prix plus bas, faites une réduction (voir plus bas). Un service facturé au kilomètre est compté à son prix de base, sans calcul de distance. Il faut au moins un article de matériel dans le devis, des services seuls ne suffisent pas.

À côté de chaque article, une indication vous dit s'il est disponible sur vos dates. Ce n'est qu'un avertissement : vous pouvez envoyer le devis quand même, mais votre client ne pourra l'accepter que si l'article est libre à ce moment-là.

4. Titre, message et validité

• Titre du projet (obligatoire, 80 caractères) : par exemple « Tournage pub 2 jours, pack caméra et lumière ». Votre client le lit en tête du devis, et il devient le titre de la location quand il accepte.
• Message (facultatif) : un texte vous est proposé, modifiez-le librement. Comme dans la messagerie, il ne peut contenir ni numéro de téléphone, ni adresse email, ni lien externe.
• Validité : 7, 15 ou 30 jours à partir de l'envoi. Le devis s'arrête au plus tard la veille du départ à 23 h 59 (ou ce soir à 23 h 59 si le départ est aujourd'hui).

Faire une réduction

Dans le récapitulatif « Votre devis », le bouton « Faire une réduction » vous laisse choisir un pourcentage (de 1 à 70 %) ou un montant en euros HT. La réduction porte sur la location seulement : vos services, les frais de service et l'assurance du client ne changent pas.

Ce que paie le client, ce que vous recevez

Le récapitulatif affiche deux chiffres : « Le client paie » (TTC, frais de service et assurance compris) et « Vous facturez ». Le lien « Voir le détail du prix » montre le calcul complet, dont les frais Lightyshare (15 %, comme pour une location classique) et le montant que vous recevez.

Un devis accepté devient une location comme les autres : assurance casse et vol, contrat signé en ligne, caution par empreinte bancaire, versement de vos revenus selon le calendrier habituel.

Envoyer le devis

Le bouton « Envoyer le devis » s'active quand le client, les dates, le matériel et le titre sont renseignés. Une dernière confirmation vous rappelle le total et la date de fin de validité. À l'envoi, le devis reçoit un numéro (par exemple D-2026-001).

Votre client reçoit :

• un email avec le PDF du devis et un bouton « Voir et accepter le devis » ;
• le devis dans votre conversation, si vous en avez déjà une avec lui ;
• le devis dans son espace, rubrique « Mes locations », si vous l'avez choisi parmi vos clients ou vos conversations.

Vous pouvez aussi copier le lien du devis depuis sa fiche (« Copier le lien du client ») pour le transmettre autrement.

Ce que voit votre client

Votre client n'a pas besoin de compte pour lire le devis, le télécharger en PDF ou le refuser. Sur la page du devis, il voit le matériel, les dates, le détail du prix et votre profil (jamais votre email ni votre téléphone). Il peut :

• accepter et payer : il se connecte ou crée son compte, puis passe au paiement (l'empreinte de la caution, puis la location). S'il n'a pas encore vérifié son identité, la vérification lui est demandée avant le paiement, comme pour toute location. La réservation est confirmée dès le paiement ;
• poser une question : le lien ouvre une conversation avec vous ;
• refuser, en vous laissant un mot s'il le souhaite.

Les dates et les horaires sont ceux du devis. Pour les changer, votre client vous écrit, et vous lui renvoyez un devis mis à jour.

Suivre vos devis

La page « Devis » range vos devis en onglets : « Brouillons », « En attente du client », « Acceptés », « Refusés ou expirés » et « Tous ». Chaque devis porte un statut :

• Envoyé, puis Ouvert par le client dès qu'il l'a consulté ;
• Accepté, à payer, puis Accepté, payé ;
• Refusé, Expiré ou Annulé.

Vous recevez un email quand votre client accepte ou refuse le devis, et quand un article n'est plus disponible au moment de l'acceptation. L'ouverture du devis et son expiration ne déclenchent pas d'email : elles se lisent dans le statut.

Modifier, prolonger ou annuler un devis envoyé

Le menu « ⋮ » de chaque devis propose :

• Modifier et renvoyer (devis envoyé, refusé ou expiré) : le devis garde son numéro et son lien. Dès votre première modification, votre client voit que le devis est en cours de mise à jour et ne peut plus l'accepter. Quand vous le renvoyez, il reçoit un email « Devis mis à jour » et la validité repart du jour du renvoi. Si vous quittez l'éditeur sans rien changer, ou si vous annulez vos modifications, la version envoyée reste en place.
• Prolonger (devis envoyé ou expiré) : 7, 15 ou 30 jours de plus à partir d'aujourd'hui, avec le même lien. Votre client n'en est pas prévenu par email : dites-le-lui dans la messagerie.
• Télécharger le PDF.
• Annuler le devis (brouillon ou devis envoyé) : le lien envoyé ne fonctionne plus et la réduction prévue est désactivée. Votre client n'est pas prévenu par email.

Un devis accepté ne se modifie plus : c'est désormais une location, que vous pouvez ajuster comme les autres depuis sa page.

Bon à savoir

• Vous pouvez envoyer jusqu'à 50 devis par jour, et 3 par jour à une même personne (les renvois d'un devis mis à jour ne comptent pas).
• La numérotation des devis repart à 001 chaque année.
• Vous pouvez ouvrir le lien de votre devis pour le voir comme votre client le voit : votre propre visite ne le marque pas comme ouvert.