Feuille de service

La feuille de service est le document que toute l'équipe lit la veille au soir, souvent le seul. Un exemplaire par jour de tournage, envoyé entre 19 h et 21 h, qui répond à quatre questions : où, à quelle heure, avec qui, pour tourner quoi. Tout le reste est du confort.

À ne pas confondre avec le plan de travail, qui couvre le tournage entier et se décide en préparation. La feuille de service est la tranche d'une journée, et elle change encore la veille.

Ce qu'elle doit contenir

Le tableur que je publie est découpé en sept blocs, dans l'ordre où on les lit sur un plateau.

• L'en-tête. Titre du projet, production, date, numéro de jour de tournage, décor principal. Le numéro de jour compte plus qu'on ne croit : il sert de référence dans toutes les conversations du tournage.
• Les informations générales. Deux lignes pour ce qui sort de l'ordinaire ce jour-là : figuration nombreuse, cascade, enfant sur le plateau, nuit américaine, changement de dernière minute.
• Les contacts clés. Réalisation, production, image, son, maquillage, costumes, avec les numéros de téléphone. C'est ce bloc qu'on regarde quand quelque chose ne va pas, et c'est celui qui est le plus souvent périmé.
• L'horaire détaillé. Arrivée de l'équipe, comédiens au maquillage, prêt à tourner, pause déjeuner, reprise, fin. Une ligne par étape, pas un pavé de texte.
• Le détail des scènes. Numéro de scène, description courte, comédiens présents, décor, matériel spécifique. Les numéros doivent être ceux du scénario, sans exception.
• Les besoins logistiques. Repas, transport, hébergement. C'est le bloc que les budgets oublient et que les équipes n'oublient jamais.
• Les notes. Météo attendue, consignes de sécurité, rappels particuliers, stationnement.

Les trois horaires qui comptent vraiment

Une feuille de service peut porter quinze horaires, trois seulement engagent tout le monde.

• L'arrivée de l'équipe, qui déclenche le décompte de la journée de travail.
• Le prêt à tourner, souvent noté PAT. C'est l'heure à laquelle la caméra tourne vraiment, pas celle à laquelle on arrive. Confondre les deux fait glisser toutes les journées d'un tournage.
• La fin annoncée. Elle est lue comme un engagement, pas comme une estimation. Si vous ne pouvez pas la tenir, mieux vaut l'annoncer plus tard dès la veille que de la dépasser trois jours de suite.

Les heures de convocation des comédiens se calculent à l'envers depuis le PAT : temps de maquillage et de costume, plus une marge. Un comédien convoqué en même temps que l'équipe attend une heure, et cette heure se paie.

Qui la rédige, et quand elle part

Sur un tournage structuré, c'est le premier assistant réalisateur qui l'établit et la production qui la diffuse. Sur un court-métrage, c'est souvent la même personne, et ce n'est pas un problème tant que le document existe.

L'heure d'envoi est ce qui fait la différence entre un document utile et un document ignoré. Une feuille de service qui arrive la veille à 20 h est lue. La même envoyée le matin même à 7 h ne sert plus à rien : les gens sont déjà partis, avec leurs propres suppositions.

Diffusez-la en PDF, jamais en tableur modifiable, et nommez le fichier avec la date et le numéro de jour. Dans un fil de discussion d'équipe, trois fichiers appelés « feuille de service » sont la garantie que quelqu'un se présentera sur le mauvais décor.

Les erreurs qui coûtent une demi-journée

• Une adresse sans point de rendez-vous. « 12 rue des Lilas » ne dit pas où se garer, ni quelle porte. Ajoutez un lien de carte et une ligne sur le stationnement.
• Des numéros de scène inventés pour la feuille de service, différents de ceux du scénario. La scripte et le montage y perdent des heures.
• Le matériel spécifique oublié. Une optique longue, un travelling ou un drone qui n'apparaît nulle part le matin est un plan qui saute l'après-midi. Si ce matériel est loué, c'est aussi le jour où il doit être récupéré : accordez la feuille de service avec les dates de location, pas l'inverse.
• Aucune mention des repas. Sur un tournage bénévole, c'est la première source de tension, et elle est évitable en une ligne.
• Une version sans numéro. Quand la feuille change, notez « v2 » et dites ce qui a changé en une phrase, en haut.

Ce que contient le modèle

Le tableur ci-dessous reprend les sept blocs décrits plus haut, avec des exemples d'horaires déjà posés pour une journée type. Il s'ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets, et il est prévu pour être imprimé sur une page. Si votre journée ne tient pas sur une page, c'est généralement la journée qu'il faut revoir, pas le document.